Backups richtig erstellen ► Sicherheitscheckliste Datensicherung

Datenverluste sind keine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“. Unternehmen stehen besonders im Fokus, wenn es um den Schutz geschäftskritischer Daten geht. Ein Datenverlust kann nicht nur finanzielle Schäden verursachen, sondern auch zu rechtlichen Konsequenzen führen – insbesondere im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Sie regelmäßige Backups richtig erstellen. Diese Checkliste soll Ihnen dabei helfen.

Ein solides Backup-Konzept ist daher unerlässlich – auch als Teil einer datenschutzrechtlich unerlässlichen umfassenden Strategie zur IT-Sicherheit. Doch worauf müssen Sie als Unternehmen oder Organisation in Mecklenburg-Vorpommern achten, um ihre Daten sicher zu sichern und zugleich gesetzliche Anforderungen zu erfüllen?

1. Sofort handeln – Backups richtig erstellen

Der beste Zeitpunkt für eine Datensicherung ist jetzt! Sie sollten nicht darauf warten, bis ein Problem auftritt, sondern frühzeitig eine strukturierte Backup-Strategie entwickeln. Besonders kritisch sind dabei:

Buchhaltungs- und Steuerunterlagen
Kundendatenbanken und Verträge
Geschäftsberichte, Projektdokumentationen und interne Kommunikationsprotokolle
Originale von Produktentwicklungen, Forschungsergebnissen oder Marketingmaterialien

Die zentrale Frage für Unternehmen lautet: Wie lange würde es dauern, diese Daten im Ernstfall wiederherzustellen – und welche Konsequenzen hätte ein Verlust?

2. Schutz vor menschlichen Fehlern und Hardware-Ausfällen

Eine der häufigsten Ursachen für Datenverluste ist menschliches Versagen. Eine versehentlich gelöschte Datei, ein fehlerhaftes Update oder eine fehlgeschlagene Synchronisation – all das kann passieren.

Daher gilt: Jede Sicherung muss von der Originalquelle getrennt gespeichert werden. Für kleine Unternehmen mag dies durch ein NAS-System oder Cloud-Backups geschehen, während größere Organisationen oft auf redundante Serverlösungen setzen.

Ein oft unterschätztes Backup-Medium ist übrigens Papier: Wichtige Verträge oder Zertifikate sollten zusätzlich ausgedruckt und sicher aufbewahrt werden. Ein gedrucktes Dokument bleibt auch nach Jahrzehnten lesbar – ganz im Gegensatz zu veralteten Speichermedien.

3. Feuer, Wasser, Diebstahl – Das Backup muss raus aus dem Büro

Ein Feuer oder Wasserschaden kann die komplette IT-Infrastruktur eines Unternehmens zerstören. Wenn Backup-Datenträger im gleichen Gebäude wie die Originaldaten lagern, sind sie im Katastrophenfall nutzlos.

Hier kommt die 3-2-1-Regel ins Spiel:
✔ 3 Kopien der wichtigsten Daten
✔ 2 verschiedene Speichermedien (z. B. Server + externe Festplatte)
✔ 1 Kopie außer Haus

Diese Regel wird zunehmend zur 3-2-1-1-0-Regel erweitert:
✔ 1 zusätzliche, vom Netzwerk getrennte Kopie zur Abwehr von Cyberangriffen
✔ 0 Fehler – regelmäßige Tests der Wiederherstellung müssen nachweislich funktionieren

Unternehmen sollten daher überlegen, ob sie einen Teil ihrer Backups in einem Rechenzentrum, einem externen Archiv oder bei einem Treuhänder speichern.

4. Schutz vor Cyberangriffen – Trojanersichere Backups

Verschlüsselungstrojaner und Ransomware stellen eine wachsende Bedrohung dar. Backups sicher erstellen heißt daher auch: Ein einfacher Netzwerkspeicher reicht nicht aus, denn moderne Schadsoftware verschlüsselt mittlerweile alle erreichbaren Daten – inklusive Backups.

Daher muss mindestens eine Backup-Kopie technisch getrennt sein. Das kann so erfolgen:

Physisches Trennen: Eine externe Festplatte wird nur zum Sichern angeschlossen und danach wieder entfernt.
Air-Gap-Backup: Ein Speichermedium, das dauerhaft offline bleibt.
WORM-Speicherung („Write Once, Read Many“): Daten können einmal geschrieben, aber nicht überschrieben oder gelöscht werden.

Ein Unternehmens-Backup, das jederzeit aus dem Netzwerk erreichbar ist, ist nicht sicher. Offline-Backups sind Pflicht!

5. Datenschutz & Protokollierung: Rechtliche Anforderungen erfüllen

Unternehmen in Mecklenburg-Vorpommern sind nicht nur aus Sicherheitsgründen verpflichtet, ihre Daten regelmäßig zu sichern – auch gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO, ISO 27001 oder branchenspezifische Regelwerke verlangen dies.

Besonders wichtig ist:
✅ Protokollierung der Backups: Wann, wo und wie wurde gesichert? Wer hat Zugriff?
✅ Verschlüsselung sensibler Daten: Backups mit personenbezogenen Informationen müssen geschützt werden.
✅ Regelmäßige Wiederherstellungstests: Laut DSGVO müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Backups im Notfall wiederherstellbar sind.

Tipp: Automatisierte Backup-Lösungen mit integriertem Logging helfen Unternehmen, ihre Dokumentationspflichten zu erfüllen und jederzeit einen Nachweis über die Datensicherung zu erbringen.

6. Testen, testen, testen!

Ein Backup, das sich nicht wiederherstellen lässt, ist wertlos. Viele Unternehmen glauben, sie seien abgesichert, stellen aber erst im Ernstfall fest, dass wichtige Daten fehlen oder die Wiederherstellung fehlschlägt.

Deshalb gilt: Backups müssen regelmäßig getestet werden!

Testwiederherstellungen sollten nicht auf dem Quell-PC erfolgen, sondern auf einem separaten System.
Prüfungen sollten dokumentiert werden, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nachweisen zu können.
Automatisierte Reports können IT-Abteilungen oder Datenschutzbeauftragte regelmäßig über den Zustand der Backups informieren.

7. Regelmäßige Aktualisierung – Backups sind keine Einmal-Aufgabe

Ein Backup von vor drei Monaten hilft wenig, wenn in der Zwischenzeit hunderte Dokumente erstellt oder aktualisiert wurden. Unternehmen müssen daher ihre Backup-Strategie regelmäßig überprüfen und anpassen.

Empfehlungen für verschiedene Unternehmensgrößen:
🔹 Kleine Unternehmen & Selbstständige: Wöchentliche manuelle Backups + automatische Cloud-Sicherung für tägliche Änderungen.
🔹 Mittelständische Unternehmen und Organisationen: Automatisierte tägliche Backups auf einen internen Server + wöchentliches externes Backup.
🔹 Großunternehmen: Mehrstufige Backup-Strategien mit Echtzeit-Replikation, Offline-Kopien und redundanten Standorten.

Besonders wichtig: Falls Backups automatisiert laufen, müssen Fehlermeldungen sichtbar gemacht werden. Eine Backup-Software sollte daher Berichte per E-Mail oder als Dashboard-Anzeige bereitstellen.

Fazit: Besser jetzt als zu spät

Unternehmen in Mecklenburg-Vorpommern, die eine klare Backup-Strategie verfolgen und regelmäßig testen, sind auf Datenverluste bestens vorbereitet. Die Kombination aus technischer Trennung, rechtlicher Konformität und regelmäßiger Prüfung sorgt nicht nur für eine zuverlässige Wiederherstellung im Ernstfall, sondern auch für einen besseren Schutz vor Cyberangriffen und Compliance-Risiken.