Technisch-organisatorische Maßnahmen, kurz TOMs, sind Sicherheitsvorkehrungen, die Unternehmen ergreifen müssen, um den Schutz personenbezogener Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten. Diese Maßnahmen sind entscheidend, um Datenverluste, unbefugte Zugriffe und Datenpannen zu verhindern. TOMs umfassen sowohl technische Sicherheitsvorkehrungen als auch organisatorische Prozesse und sind ein zentrales Element der DSGVO-Konformität.
Was sind technisch-organisatorische Maßnahmen?
TOMs sind ein umfassendes Bündel an Maßnahmen, die Unternehmen implementieren müssen, um personenbezogene Daten effektiv zu schützen. Sie gliedern sich in zwei Hauptbereiche:
- Technische Maßnahmen: Hierbei handelt es sich um technische Schutzmaßnahmen, die direkt an der IT-Infrastruktur eines Unternehmens ansetzen. Dazu gehören:
- Verschlüsselung: Schutz von Daten durch Verschlüsselung, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Zugangskontrollen: Sicherstellung, dass nur berechtigte Mitarbeiter auf bestimmte Daten oder IT-Systeme zugreifen können.
- Firewalls und Virenschutz: Schutz der Systeme vor externen Angriffen und Schadsoftware.
- Sicherheitskopien (Backups): Regelmäßige Erstellung von Datenbackups, um die Wiederherstellung von Daten im Falle eines Verlustes zu gewährleisten.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Eine zusätzliche Sicherheitsschicht, die sicherstellt, dass nur autorisierte Personen auf Systeme und Daten zugreifen können.
- Organisatorische Maßnahmen: Diese Maßnahmen legen die Verantwortlichkeiten und Abläufe fest, die sicherstellen, dass der Datenschutz in der täglichen Arbeitspraxis verankert ist. Beispiele hierfür sind:
- Schulung und Sensibilisierung: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter zum Umgang mit personenbezogenen Daten und zur IT-Sicherheit.
- Dokumentation: Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Datenschutzdokumentationen, die die Maßnahmen und Richtlinien des Unternehmens festhalten.
- Zugriffskontrollen: Festlegung von Regeln, wer auf bestimmte Daten zugreifen darf, und Definition von Verantwortlichkeiten.
- Vertragliche Regelungen mit Auftragsverarbeitern: Sicherstellung, dass auch externe Dienstleister die Datenschutzvorgaben einhalten.
Warum sind technisch-organisatorische Maßnahmen wichtig?
Die TOMs sind das Fundament des Datenschutzes. Sie minimieren das Risiko von Datenpannen und helfen Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Durch die Umsetzung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen können Unternehmen die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten sicherstellen. Die Einhaltung der TOMs ist auch ein Nachweis dafür, dass das Unternehmen die Bestimmungen der DSGVO ernst nimmt und sich aktiv um den Schutz der Daten bemüht.
Dokumentations- und Nachweispflicht
Unternehmen müssen die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen dokumentieren und auf Anfrage der zuständigen Datenschutzbehörde nachweisen. Die DSGVO sieht vor, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, ihre Datenschutzkonformität jederzeit zu belegen. Dies umfasst die Dokumentation der Maßnahmen sowie deren regelmäßige Überprüfung und Anpassung an neue Sicherheitsanforderungen und gesetzliche Vorgaben.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Die Auswahl und Implementierung geeigneter technisch-organisatorischer Maßnahmen kann eine Herausforderung sein, insbesondere für kleinere Unternehmen, die über begrenzte Ressourcen verfügen. Zudem entwickeln sich Technologien und Sicherheitsanforderungen ständig weiter, was eine regelmäßige Anpassung und Aktualisierung der TOMs notwendig macht.
Fazit
Technisch-organisatorische Maßnahmen sind unerlässlich, um den Datenschutzanforderungen der DSGVO gerecht zu werden und die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Durch den Einsatz technischer Schutzvorkehrungen und klar definierter organisatorischer Prozesse schaffen Unternehmen die Grundlage für den vertrauensvollen Umgang mit sensiblen Daten und erfüllen gleichzeitig ihre rechtlichen Verpflichtungen.